Blog

Tata Cara Bisnis

Warning-_You_re_Losing_Money_By_Not_Using_These_8_Inventory_Management_Techniques

Dulu saya takut dengan kata “persediaan”. Sebagai kasir paruh waktu di SMA, kata persediaan hanya berarti satu hal: banyak dan banyak penghitungan. Sudah biasa bagi bisnis untuk mendamaikan inventaris mereka di akhir tahun dengan menghitung semua produk fisik mereka dan memastikan sesuai dengan apa yang ada di buku. Bagi perusahaan besar seperti yang dulu pernah saya jalani, ini membutuhkan pertolongan setiap orang.

Akhir-akhir ini, saya mengerti betapa pentingnya manajemen persediaan padat. Persediaan adalah tempat untuk uang. Anda membayar uang untuk itu, dan Anda akan mendapatkan uang itu kembali (dan kemudian beberapa) saat Anda menjualnya.

Mengapa Manajemen Inventaris Penting?

Memegang persediaan mengumpulkan banyak uang tunai. Itulah mengapa manajemen persediaan yang baik sangat penting untuk menumbuhkan perusahaan. Sama seperti arus kas, bisa membuat atau menghancurkan bisnis Anda.
Manajemen Persediaan Menyimpan Uang Anda
Manajemen persediaan yang baik menghemat uang dengan beberapa cara penting:

Hindari Spoilage

Jika Anda menjual produk yang memiliki tanggal kedaluwarsa (seperti makanan atau makeup), ada kemungkinan sangat nyata jika Anda tidak menjualnya tepat pada waktunya. Pengelolaan persediaan padat membantu Anda menghindari pembusukan yang tidak perlu.

Hindari Stok Mati

Stok mati adalah stok yang tidak bisa dijual lagi, tapi belum tentu karena kadaluarsa. Itu bisa saja keluar dari musim, tanpa gaya, atau menjadi tidak relevan. Dengan mengelola inventaris dengan lebih baik, Anda bisa menghindari persediaan mati.

Simpan di Biaya Penyimpanan

Pergudangan sering merupakan biaya variabel, artinya berfluktuasi berdasarkan berapa banyak produk yang Anda simpan. Bila Anda menyimpan terlalu banyak produk sekaligus atau berakhir dengan produk yang sulit dijual, biaya penyimpanan Anda akan naik. Menghindari ini akan menghemat uang Anda.
Manajemen Persediaan Meningkatkan Arus Kas
Manajemen persediaan tidak hanya menghemat uang, juga meningkatkan arus kas dengan cara lain. Ingat, inventaris adalah produk yang kemungkinan sudah Anda bayar dengan uang tunai (cek dan transfer elektronik dihitung juga tunai), dan Anda akan menjualnya dengan uang tunai, tapi saat berada di gudang Anda, ini pasti bukan uang tunai. Coba bayar pemilik rumah Anda dengan 500 kasus iPhone.

Inilah sebabnya mengapa penting untuk memasukkan inventaris ke dalam pengelolaan arus kas Anda. Ini mempengaruhi penjualan (dengan mendikte berapa banyak yang dapat Anda jual), dan biaya (dengan mendikte apa yang harus Anda beli). Kedua faktor ini sangat menentukan berapa banyak uang tunai yang Anda miliki. Pengelolaan persediaan yang lebih baik mengarah pada pengelolaan arus kas yang lebih baik.
Bila Anda memiliki sistem persediaan yang solid, Anda akan tahu persis berapa banyak produk yang Anda miliki, dan berdasarkan penjualan, Anda dapat memproyeksikan kapan Anda kehabisan dan pastikan Anda menggantinya tepat waktu. Hal ini tidak hanya memastikan Anda tidak kehilangan penjualan (penting untuk arus kas), namun juga membantu Anda merencanakan lebih dulu untuk membeli lebih banyak sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki cukup uang untuk disisihkan.

Uang yang dibelanjakan untuk persediaan adalah uang yang tidak dibelanjakan untuk pertumbuhan. Kelola dengan bijak.

8 Teknik Manajemen Inventaris

Manajemen persediaan adalah bagian yang sangat dapat disesuaikan dalam melakukan bisnis. Sistem yang optimal berbeda untuk setiap perusahaan. Namun, setiap bisnis harus berusaha menghilangkan kesalahan manusia dari manajemen persediaan sebanyak mungkin. Ini berarti mengambil keuntungan dari perangkat lunak manajemen persediaan. Jika Anda menjalankan bisnis Anda dengan Shopify, manajemen inventaris sudah ada di dalamnya.

Terlepas dari sistem yang Anda gunakan, delapan teknik berikut akan membantu Anda memperbaiki pengelolaan inventaris Anda-dan arus kas.

  1. Tetapkan Tingkat Par

Jadikan manajemen inventaris lebih mudah dengan menetapkan “tingkat nominal” untuk setiap produk Anda. Tingkat par adalah jumlah minimum produk yang harus selalu di tangan setiap saat. Bila stok persediaan Anda turun di bawah tingkat yang telah ditentukan, Anda tahu sudah saatnya memesan lebih banyak.

Idealnya, biasanya Anda akan memesan jumlah minimum yang akan membuat Anda kembali di atas par. Tingkat par akan bervariasi berdasarkan produk berdasarkan seberapa cepat barang terjual, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan kembali persediaan.

Meski membutuhkan riset dan pengambilan keputusan di depan, setting level par akan mengatur proses pemesanan. Tidak hanya akan memudahkan Anda membuat keputusan dengan cepat, ini akan memungkinkan staf Anda membuat keputusan atas nama Anda.

Ingatlah bahwa kondisi berubah dari waktu ke waktu. Periksa tingkat nominal beberapa kali sepanjang tahun untuk memastikan mereka masih masuk akal. Jika ada perubahan sementara, jangan takut menyesuaikan level nominal Anda naik turun.

  1. First-In First-Out (FIFO)

“First-in, first-out” adalah prinsip penting manajemen persediaan. Ini berarti stok tertua Anda (first-in) dijual pertama (keluar pertama), bukan stok terbaru Anda. Hal ini sangat penting untuk produk yang mudah rusak sehingga Anda tidak berakhir dengan pembusukan yang tidak dapat disembuhkan.

Ini juga merupakan ide bagus untuk mempraktikkan FIFO untuk produk yang tidak mudah rusak. Jika kotak yang sama selalu duduk di belakang, mereka cenderung lelah. Plus, desain dan fitur kemasan sering berubah seiring berjalannya waktu. Anda tidak ingin berakhir dengan sesuatu yang tidak dapat Anda jual.

Untuk mengelola sistem FIFO, Anda memerlukan gudang yang terorganisir. Ini biasanya berarti menambahkan produk baru dari belakang, atau memastikan produk lama tetap berada di depan. Jika Anda bekerja dengan perusahaan pergudangan dan pemenuhan, mereka mungkin sudah melakukan ini, tapi sebaiknya hubungi mereka untuk memastikannya.

  1. Mengelola Hubungan

Bagian dari manajemen persediaan yang berhasil adalah mampu beradaptasi dengan cepat. Entah Anda perlu mengembalikan barang dengan penjualan yang lambat untuk memberi ruang bagi produk baru, lengkapi penjual cepat dengan cepat, pecahkan masalah manufaktur, atau untuk sementara memperluas ruang penyimpanan Anda, penting untuk menjalin hubungan baik dengan pemasok Anda. Dengan begitu mereka akan lebih bersedia bekerja sama dengan Anda untuk memecahkan masalah.

Secara khusus, memiliki hubungan baik dengan pemasok produk Anda berjalan jauh. Jumlah pesanan minimum sering dinegosiasikan. Jangan takut untuk meminta minimum yang lebih rendah sehingga Anda tidak perlu membawa persediaan sebanyak mungkin.

Hubungan yang baik bukan hanya tentang bersikap ramah. Ini tentang komunikasi yang baik. Biarkan pemasok Anda tahu kapan Anda mengharapkan kenaikan penjualan sehingga mereka dapat menyesuaikan produksi. Mintalah mereka memberi tahu Anda kapan produk berjalan di belakang jadwal sehingga Anda dapat menjeda promosi atau mencari pengganti sementara.

  1. Perencanaan Kontinjensi

Banyak masalah bisa muncul terkait dengan manajemen persediaan. Jenis masalah ini bisa melumpuhkan bisnis yang tidak siap. Sebagai contoh:

  • lonjakan penjualan Anda tiba-tiba dan Anda menjual banyak saham Anda
  • Anda mengalami kekurangan arus kas dan tidak dapat membayar produk yang sangat Anda butuhkan
  • gudang Anda tidak memiliki cukup ruang untuk mengakomodasi lonjakan penjualan musiman Anda
  • salah perhitungan dalam persediaan berarti Anda memiliki lebih sedikit produk daripada yang Anda duga
  • produk yang bergerak lambat menghabiskan semua ruang penyimpanan Anda
  • produsen Anda kehabisan produk Anda dan Anda memiliki pesanan untuk diisi
  • pabrikan Anda menghentikan produk Anda tanpa peringatan
  • Ini bukan masalah jika masalah muncul, tapi kapan. Cari tahu di mana risiko Anda dan siapkan rencana kontingensi. Bagaimana reaksi anda? Langkah apa yang akan Anda ambil untuk memecahkan masalah? Bagaimana ini akan mempengaruhi bagian lain dari bisnis Anda? Ingatlah bahwa hubungan solid berjalan jauh di sini.

Audit Reguler

Rekonsiliasi rutin sangat penting. Dalam kebanyakan kasus, Anda akan mengandalkan perangkat lunak dan laporan dari gudang Anda untuk mengetahui berapa banyak produk yang Anda miliki. Namun, penting untuk memastikan fakta-fakta tersebut terus berlanjut. Ada beberapa metode untuk melakukan hal ini.

Persediaan Fisik
Persediaan fisik adalah praktiknya adalah menghitung semua inventaris Anda sekaligus. Banyak bisnis melakukan ini pada akhir tahun mereka karena berhubungan dengan akuntansi dan pengarsipan pajak penghasilan. Meskipun persediaan fisik biasanya hanya dilakukan setahun sekali, ini bisa sangat mengganggu bisnis, dan percayalah, ini membosankan. Jika Anda menemukan perbedaan, mungkin sulit untuk menentukan masalah saat Anda melihat kembali sepanjang tahun.

Pengecekan spot
Jika Anda melakukan persediaan fisik penuh pada akhir tahun dan Anda sering mengalami masalah, atau Anda memiliki banyak produk, Anda mungkin ingin memulai pemeriksaan spot sepanjang tahun. Ini berarti memilih produk, menghitungnya, dan membandingkan jumlahnya dengan apa yang seharusnya. Hal ini tidak dilakukan pada jadwal dan merupakan tambahan terhadap persediaan fisik. Secara khusus, Anda mungkin ingin melihat produk bermasalah atau bergerak cepat.
Menghitung siklus
Alih-alih melakukan persediaan fisik penuh, beberapa bisnis menggunakan penghitungan siklus untuk mengaudit inventaris mereka. Daripada jumlah penuh pada akhir tahun, siklus menghitung menyebar rekonsiliasi sepanjang tahun. Setiap hari, minggu, atau bulan, produk yang berbeda diperiksa pada jadwal yang berputar. Ada berbagai metode untuk menentukan item mana yang harus dihitung kapan, namun, secara umum, item dengan nilai lebih tinggi akan dihitung lebih sering.

  1. Prioritaskan dengan ABC

Beberapa produk membutuhkan perhatian lebih dari yang lain. Gunakan analisis ABC untuk memprioritaskan manajemen inventaris Anda. Pisahkan produk yang membutuhkan banyak perhatian dari yang tidak. Lakukan ini dengan membuka daftar produk Anda dan menambahkan setiap produk ke salah satu dari tiga kategori berikut:
A – produk bernilai tinggi dengan frekuensi penjualan rendah
B – produk dengan nilai moderat dengan frekuensi penjualan sedang
C – produk bernilai rendah dengan frekuensi penjualan tinggi
Item dalam kategori A memerlukan perhatian rutin karena dampak keuangannya signifikan namun penjualan tidak dapat diprediksi. Item dalam kategori C memerlukan sedikit pengawasan karena memiliki dampak keuangan yang lebih kecil dan terus membalik. Item dalam kategori B jatuh di suatu tempat di antaranya.

  1. Peramalan Akurat

Sebagian besar pengelolaan persediaan yang baik turun untuk memprediksi permintaan secara akurat. Jangan salah, ini sangat sulit dilakukan. Ada begitu banyak variabel yang terlibat dan Anda tidak akan pernah tahu pasti apa yang akan terjadi-tapi Anda bisa mendekat. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan saat memproyeksikan penjualan masa depan Anda:
tren di pasar
penjualan tahun lalu di minggu yang sama
tingkat pertumbuhan tahun ini
menjamin penjualan dari kontrak dan langganan
musiman dan ekonomi secara keseluruhan
promosi yang akan datang
belanja iklan terencana
Jika ada hal lain yang akan membantu Anda membuat perkiraan yang lebih akurat, pastikan untuk menyertakannya.

  1. Pertimbangkan Dropshipping

Dropshipping benar-benar skenario ideal dari perspektif manajemen inventaris. Alih-alih harus membawa persediaan dan mengirimkan produk Anda sendiri-baik secara internal maupun melalui logistik pihak ketiga-produsen atau pedagang grosir merawatnya untuk Anda. Pada dasarnya, Anda benar-benar menghapus manajemen inventaris dari bisnis Anda.

Banyak pedagang grosir dan produsen mengiklankan dropshipping sebagai layanan, namun meskipun pemasok Anda tidak melakukannya, itu mungkin masih menjadi pilihan. Jangan takut bertanya. Meskipun produk sering menghabiskan biaya lebih banyak daripada ini dalam pesanan massal, Anda tidak perlu khawatir dengan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan, penyimpanan, dan pemenuhan persediaan. Anda bisa menguji dropshipping hari ini, dengan Oberlo, gratis.

Inilah saatnya untuk mengendalikan pengelolaan inventaris Anda dan berhenti kehilangan uang. Pilihlah teknik pengelolaan inventaris yang tepat untuk bisnis Anda, dan mulai menerapkannya hari ini.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *